Sociedades Limitadas a Prestação de Contas
O Código Civil brasileiro estabelece regras de prestação de contas dos administradores das sociedades limitadas aos seus sócios, fato que, de certa forma, induz os gestores das sociedades limitadas às boas práticas de prestação de contas, quais sejam: escrituração contábil efetuada com zelo; ampla divulgação e transparência; separação dos interesses da empresa dos interesses dos gestores; e aprovação formal das contas por todos os sócios, em especial os não administradores.
Fato corriqueiro às companhias abertas, essa prática ainda se prova um desafio a alguns administradores que não estão acostumados a prestar contas de seus atos, decisões e resultados alcançados. Essa exigência ainda é apenas uma formalidade para muitas sociedades limitadas, em que os sócios são também os administradores. Nesses casos, há que se tomar cuidado apenas com a formalização de certas decisões. Todavia, para as sociedades mais complexas, em que existam sócios não envolvidos na administração, ou sucessores de sócios fundadores, ou mesmo aquelas em que haja conflito entre os quotistas, essa prática se prova fundamental para evitar problemas futuros, inclusive com riscos de eliminação da sociedade de sócio administrador e processo de ressarcimento por perdas e danos infligidos por este sócio aos demais sócios.Já estamos presenciando assembleias de sócios em número muito maior do que em anos anteriores. Em algumas delas, assistimos administradores que fizeram apresentação do desempenho da empresa no ano anterior, justificando problemas e explicando detalhes da operação da sociedade. Vimos casos em que os administradores apresentaram os planos para o exercício seguinte sustentados por orçamento e projeção de resultados.
Mas, por outro lado, também assistimos assembleias em que o administrador, pouco afeto à prestação de contas, tentou formalizar a aprovação de suas contas sem maiores explicações e está agora enfrentando ações na Justiça, o que, sem dúvida, vai desviar seu foco no negócio da empresa e possivelmente poderá comprometer o resultado de próximos exercícios.
Dessas observações tiramos lições preciosas e algumas conclusões. A primeira é que a prestação de contas é fundamental para o bom clima que deve existir em qualquer tipo de sociedade. Sócios bem informados e conhecedores dos fatos que justificam o bom ou mau desempenho da sociedade não perdem o sono com dúvidas sobre a boa gestão de seu capital em mãos de terceiros. Ao contrário, concorrem com sugestões que podem ajudar na solução de problemas e na continuidade dos negócios.
Outra constatação importante é que vários administradores democratizaram as informações relevantes entre todos os sócios e buscaram entender as principais razões para o desempenho da empresa, expondo os riscos e as virtudes do negócio em questão, transformando a assembleia em um fórum de troca de ideias sobre a condução dos negócios da empresa.
Claro ficou que os administradores que prestaram contas de maneira aberta se cercaram de cuidados com relação ao ambiente de controles internos da empresa. Esses gestores melhoraram seus sistemas de contabilidade e controles, criando condições para que a contabilidade produzisse demonstrações contábeis confiáveis e que representassem a posição patrimonial e financeira da sociedade, bem como o resultado de suas operações no exercício em avaliação.
Além disso, ao se prepararem para explicar o desempenho da empresa e os detalhes dos saldos das demonstrações contábeis, esses administradores se certificaram da qualidade dos números apresentados, cuidando ainda mais para a boa prestação de contas.
A exigência do Código Civil se provou um desafio aos administradores não acostumados à prática de prestação de contas. As melhores assembleias foram aquelas em que os administradores, depois de terem suas contas amplamente discutidas e aprovadas, debateram sobre o futuro da sociedade, apresentando planos e projeções. Nesses casos, além de informar sobre os números da sociedade, os administradores formalizaram seus planos e dividiram com os demais sócios sua visão de futuro da empresa e a estratégia para se alcançar as metas impostas. Essa formalização, sem dúvida, representa uma boa prática administrativa e sua divulgação ajuda a alinhar o foco das demais pessoas envolvidas, aumentando as chances de sucesso do empreendimento e de felicidade dos sócios.
Há vários motivos para que o desentendimento se instaure nas sociedades, mas entre eles, sem dúvida, estão as disputas pelo poder e a postura ditatorial do líder da sociedade. Mas não resta dúvida de que a falta de informações e as informações incorretas instauram um ambiente de dúvidas e desconfiança, que culmina com os conflitos entre sócios e a dissolução da sociedade.
A prestação de contas é uma obrigação daqueles envolvidos com a administração de sociedades. Seu processo não deve ser uma formalidade, mas um incentivo para a criação de um bom ambiente de controles e de contabilidade. A prestação de contas é, também, a lembrança sempre presente de que o patrimônio da sociedade não se confunde com o de seus sócios e de que, para os sócios administradores, seus interesses pessoais não podem se sobrepor aos interesses da sociedade.
Além de desenvolver sistemas de negócios que funcionem, é desafio dos administradores de sociedades limitadas desenvolver sistemas de controles e de contabilidade que também funcionem. Nessa área, os cuidados devem se concentrar no estabelecimento de um fluxo interno de informações que garantam os controles e a conferência de saldos na contabilidade. Isso também envolve a melhoria nos processos de aprovação de compras e gastos, nos controles de estoques, na aprovação das vendas, concessão de prazos e de preços e nos controles de tesouraria. Contabilidade bem organizada e com saldos corretos e conciliados ajudam a impedir processos de fraudes e de perpetuação de erros, que vão gerar dúvidas quanto à integridade do sócio administrador.
Também é importante que se invista em ferramentas de monitoramento de controles por meio de auditoria externa, que informe a administração sobre as fraquezas existentes e recomende melhorias nos processos. A existência de auditoria, com emissão anual do parecer dos auditores independentes sobre a qualidade das informações contidas nas demonstrações contábeis submetidas aos demais sócios, dá a todo corpo societário a tranquilidade necessária para que as contas possam ser aprovadas sem maiores problemas e os dividendos repartidos conforme as regras estabelecidas.
Num ambiente aprimorado, restará ao sócio administrador organizar suas assembleias anuais com a transparência e abrangência necessárias para a satisfação de todos os sócios.
Esse é um primeiro passo para se resolver eventuais conflitos entre sócios.
